No siempre es posible responder los mensajes de tus clientes de inmediato. Reuniones, horarios de descanso, vacaciones o simplemente el cierre de la jornada laboral pueden hacer que algunas consultas permanezcan sin respuesta durante varias horas.
Para evitar que los clientes piensen que su mensaje fue ignorado, WhatsApp Business incorpora la función Mensaje de ausencia, una herramienta que envía una respuesta automática cuando no estás disponible para atender las conversaciones.
Esta función ayuda a mantener una comunicación profesional, establece expectativas claras sobre el tiempo de respuesta y mejora la experiencia del cliente, incluso cuando tu negocio está cerrado.
En esta guía aprenderás cómo configurar un mensaje de ausencia en WhatsApp Business paso a paso y encontrarás una colección con más de 80 mensajes listos para copiar y pegar, adaptados a diferentes tipos de negocios y situaciones.
Contenido del artículo
- Qué es el mensaje de ausencia.
- Para qué sirve.
- Cuándo utilizarlo.
- Cómo configurarlo paso a paso.
- Cómo programar el horario.
- Cómo elegir los destinatarios.
- Más de 80 mensajes listos para copiar.
- Errores comunes.
- Consejos avanzados.
- Preguntas frecuentes.
- Conclusión.
Qué es el mensaje de ausencia en WhatsApp Business
El mensaje de ausencia es una función de automatización que permite enviar una respuesta automática cuando no puedes atender las conversaciones de tus clientes.
Su principal objetivo es informar que el negocio recibió el mensaje y comunicar cuándo se responderá la consulta.
A diferencia del mensaje de bienvenida, que suele utilizarse para el primer contacto, el mensaje de ausencia está pensado para los momentos en los que no hay nadie disponible para responder.
¿Para qué sirve el mensaje de ausencia?
Aunque parece una función sencilla, puede mejorar significativamente la atención al cliente.
Entre sus principales beneficios se encuentran:
- Informar que el negocio está cerrado.
- Confirmar que el mensaje fue recibido.
- Evitar que el cliente piense que fue ignorado.
- Comunicar el horario de atención.
- Reducir la incertidumbre durante la espera.
- Mantener una imagen profesional.
¿Cuándo conviene utilizar un mensaje de ausencia?
Esta función es especialmente útil en situaciones como:
- Fuera del horario laboral.
- Fines de semana.
- Días festivos.
- Vacaciones.
- Reuniones o capacitaciones.
- Cierres temporales del negocio.
- Emergencias o imprevistos.
No es necesario utilizar siempre el mismo mensaje. Puedes adaptarlo según la situación y el momento del año.
Consejo TecnoMPD
No utilices el mensaje de ausencia únicamente para decir que estás fuera de la oficina. Aprovecha para indicar cuándo responderás, compartir el horario de atención e incluso ofrecer un enlace a tu catálogo o página web. Así el cliente podrá seguir explorando tus productos o servicios mientras espera una respuesta.
Cómo configurar un mensaje de ausencia en WhatsApp Business
Configurar un mensaje de ausencia solo requiere unos minutos y puede ayudarte a mantener informados a tus clientes cuando no puedas responder personalmente.
Una vez activado, WhatsApp Business enviará automáticamente el mensaje según la programación y los destinatarios que hayas definido.
Cómo activar el mensaje de ausencia
Para configurar esta función sigue estos pasos:
- Abre WhatsApp Business.
- Ingresa a Herramientas para la empresa.
- Pulsa Mensaje de ausencia.
- Activa la opción Enviar mensaje de ausencia.
- Escribe el mensaje automático que deseas enviar.
- Configura el horario de envío.
- Selecciona los destinatarios.
- Guarda los cambios.
Con estos pasos, el mensaje quedará listo para enviarse automáticamente cuando se cumplan las condiciones que hayas establecido.
Cómo programar el horario del mensaje
Una de las ventajas de esta función es que puedes decidir cuándo debe enviarse el mensaje.
WhatsApp Business ofrece varias opciones.
Siempre enviar
Ideal para vacaciones, licencias o cierres temporales del negocio.
Horario personalizado
Permite definir un rango de fechas y horas.
Es una buena opción cuando:
- Estás de vacaciones.
- Asistes a un evento.
- Participas en una capacitación.
- El negocio permanecerá cerrado algunos días.
Fuera del horario comercial
Si ya configuraste el horario de atención de tu empresa, WhatsApp Business puede enviar automáticamente el mensaje únicamente cuando el negocio esté cerrado.
Esta suele ser la opción más utilizada por pequeñas empresas y emprendedores.
Cómo elegir quién recibirá el mensaje
También puedes decidir qué contactos recibirán la respuesta automática.
Las opciones suelen incluir:
- Todos los contactos.
- Todos excepto algunos contactos.
- Solo personas que no están en tu agenda.
- Solo determinados clientes.
Elegir correctamente los destinatarios ayuda a evitar mensajes innecesarios y mejora la experiencia de comunicación.
Cómo editar el mensaje de ausencia
Si cambian tus horarios o necesitas modificar el texto, puedes hacerlo en cualquier momento.
Solo debes regresar a la configuración del mensaje de ausencia, realizar los cambios y guardar nuevamente.
Es recomendable revisar este mensaje cada cierto tiempo para asegurarte de que la información sigue siendo correcta.
¿Qué debe incluir un buen mensaje de ausencia?
Un mensaje de ausencia no debe limitarse a informar que el negocio está cerrado.
También debería responder las principales dudas del cliente.
Por ejemplo:
- Confirmar que el mensaje fue recibido.
- Explicar por qué no hay atención en ese momento.
- Indicar cuándo responderás.
- Compartir el horario habitual.
- Invitar al cliente a dejar la información necesaria.
Así evitarás que la persona tenga que escribir varios mensajes mientras espera.
Estructura recomendada
Puedes utilizar una estructura como esta:
Saludo
Confirmación de recepción del mensaje
Motivo de la ausencia
Horario o tiempo estimado de respuesta
Agradecimiento
Este formato funciona para prácticamente cualquier negocio.
Biblioteca TecnoMPD
Mensajes de ausencia generales
Ausencia 1
¡Hola! 👋 Gracias por comunicarte con [Nombre del negocio]. En este momento no estamos disponibles, pero hemos recibido tu mensaje y responderemos durante nuestro próximo horario de atención.
Ausencia 2
Gracias por escribirnos. Nuestro equipo no se encuentra disponible en este momento. En cuanto retomemos nuestras actividades responderemos tu consulta.
Ausencia 3
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Actualmente estamos fuera del horario de atención, pero responderemos tan pronto como sea posible.
Ausencia 4
Gracias por comunicarte con nosotros. En este momento no podemos atender tu solicitud, pero responderemos durante nuestro horario laboral.
Ausencia 5
Tu mensaje ha sido recibido correctamente. Gracias por tu paciencia. Muy pronto uno de nuestros asesores continuará la conversación.
Mensajes para fuera del horario laboral
Horario 1
Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. Hemos recibido tu mensaje y responderemos dentro de ese horario.
Horario 2
Gracias por escribirnos. Actualmente nuestro negocio se encuentra cerrado. En la próxima jornada laboral atenderemos tu solicitud.
Horario 3
Hemos recibido tu mensaje correctamente. Nuestro equipo responderá tan pronto como iniciemos la jornada de atención.
Horario 4
En este momento estamos fuera del horario de atención. Gracias por tu comprensión.
Horario 5
Tu consulta es importante para nosotros. La responderemos durante nuestro siguiente horario de atención.
Mensajes para fines de semana
Fin de semana 1
¡Hola! Gracias por comunicarte con nosotros. Durante el fin de semana no contamos con atención en línea. Responderemos tu mensaje el próximo día hábil.
Fin de semana 2
Hemos recibido correctamente tu consulta. Nuestro equipo retomará la atención el siguiente día laboral.
Fin de semana 3
Gracias por escribirnos. Disculpa la demora. Nos pondremos en contacto contigo tan pronto regresemos a nuestras actividades.
Fin de semana 4
Nuestro negocio permanece cerrado durante el fin de semana. Hemos guardado tu mensaje y será atendido en cuanto regresemos.
Fin de semana 5
Gracias por comunicarte. Esperamos atenderte muy pronto. Tu mensaje ha quedado registrado correctamente.
Mensajes para vacaciones
Vacaciones 1
🌴 Gracias por escribirnos. En este momento nos encontramos de vacaciones y regresaremos el [fecha]. En cuanto retomemos nuestras actividades responderemos tu mensaje.
Vacaciones 2
Nuestro equipo está disfrutando de un breve período de descanso. Hemos recibido tu consulta y la atenderemos a nuestro regreso.
Vacaciones 3
Gracias por tu paciencia. Durante estos días estaremos ausentes, pero responderemos todas las consultas pendientes cuando regresemos.
Vacaciones 4
En este momento el negocio permanece cerrado por vacaciones. Agradecemos tu comprensión.
Vacaciones 5
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Será respondido a partir del [fecha] cuando retomemos nuestro horario habitual.
Consejo TecnoMPD
Si vas a estar ausente varios días, indica siempre la fecha exacta en la que volverás a atender. Esto genera confianza y evita que el cliente tenga que escribir nuevamente para preguntar cuándo recibirá una respuesta.
Mensajes de ausencia para tiendas
Tienda 1
🛍️ Gracias por comunicarte con [Nombre de la tienda]. En este momento no estamos disponibles, pero responderemos tu consulta durante nuestro próximo horario de atención.
Tienda 2
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Si deseas consultar nuestros productos, puedes visitar nuestro catálogo mientras uno de nuestros asesores vuelve a estar disponible.
Tienda 3
Gracias por escribirnos. Nuestro equipo responderá tu consulta tan pronto iniciemos nuestra jornada laboral.
Tienda 4
En este momento nuestra tienda se encuentra cerrada. Hemos guardado tu mensaje y lo responderemos lo antes posible.
Tienda 5
Tu mensaje ha sido recibido correctamente. Gracias por tu paciencia. Muy pronto estaremos nuevamente disponibles.
Mensajes de ausencia para tiendas online
Tienda Online 1
🛒 Gracias por escribirnos. Aunque en este momento no estamos conectados, hemos recibido tu consulta y responderemos durante nuestro horario de atención.
Tienda Online 2
Tu pedido o consulta es importante para nosotros. En cuanto nuestro equipo vuelva a estar disponible responderemos tu mensaje.
Tienda Online 3
Mientras esperas nuestra respuesta, puedes consultar el catálogo actualizado en [Enlace].
Tienda Online 4
Gracias por comunicarte con nuestra tienda online. Tu mensaje quedó registrado correctamente.
Tienda Online 5
Estaremos de regreso muy pronto. Gracias por tu paciencia y por confiar en nosotros.
Mensajes de ausencia para restaurantes
Restaurante 1
🍕 Gracias por escribirnos. En este momento nuestro restaurante está fuera del horario de atención. Responderemos tu consulta tan pronto volvamos a estar disponibles.
Restaurante 2
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Si deseas realizar un pedido, lo atenderemos durante nuestro horario habitual.
Restaurante 3
Gracias por comunicarte con nosotros. Muy pronto retomaremos la atención y responderemos tu solicitud.
Restaurante 4
Nuestro equipo de cocina ya finalizó la jornada de hoy. Será un gusto atenderte nuevamente en nuestro próximo horario.
Restaurante 5
Gracias por tu preferencia. Esperamos atender tu pedido muy pronto.
Mensajes de ausencia para clínicas
Clínica 1
🏥 Gracias por comunicarte con [Nombre de la clínica]. En este momento nuestro equipo no se encuentra disponible. Responderemos tu consulta en cuanto retomemos la atención.
Clínica 2
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Si se trata de una consulta administrativa, será atendida durante nuestro horario laboral.
Clínica 3
Gracias por escribirnos. Tu mensaje quedó registrado y será respondido lo antes posible.
Clínica 4
Nuestro horario de atención ha finalizado por hoy. Gracias por tu comprensión.
Clínica 5
Será un gusto ayudarte tan pronto nuestro equipo vuelva a estar disponible.
Mensajes de ausencia para abogados
Abogado 1
⚖️ Gracias por comunicarte con nuestro despacho. En este momento no podemos responder tu consulta, pero revisaremos tu mensaje durante nuestro horario de atención.
Abogado 2
Tu mensaje ha sido recibido correctamente. En cuanto uno de nuestros abogados esté disponible, se pondrá en contacto contigo.
Abogado 3
Gracias por confiar en nosotros. Revisaremos tu caso tan pronto retomemos nuestras actividades.
Abogado 4
En este momento nuestra oficina permanece cerrada. Gracias por tu paciencia.
Abogado 5
Tu consulta es importante para nosotros. Responderemos lo antes posible.
Mensajes de ausencia para inmobiliarias
Inmobiliaria 1
🏡 Gracias por comunicarte con nuestra inmobiliaria. En este momento estamos fuera del horario de atención, pero responderemos tu mensaje tan pronto como sea posible.
Inmobiliaria 2
Hemos recibido correctamente tu solicitud. Uno de nuestros asesores revisará tu consulta durante el próximo horario laboral.
Inmobiliaria 3
Gracias por tu interés. Muy pronto estaremos disponibles para ayudarte a encontrar la propiedad que buscas.
Inmobiliaria 4
Tu mensaje quedó registrado correctamente. Gracias por tu paciencia.
Inmobiliaria 5
Será un gusto ayudarte tan pronto nuestro equipo vuelva a estar disponible.
Mensajes de ausencia para soporte técnico
Soporte 1
🛠️ Gracias por comunicarte con soporte técnico. En este momento no podemos responder tu consulta, pero revisaremos tu caso durante nuestro horario de atención.
Soporte 2
Si tu consulta no es urgente, responderemos en cuanto retomemos nuestras actividades.
Soporte 3
Gracias por escribirnos. Hemos recibido correctamente tu mensaje.
Soporte 4
Nuestro equipo técnico revisará tu caso tan pronto vuelva a estar disponible.
Soporte 5
Agradecemos tu paciencia. Muy pronto continuaremos la atención.
Mensajes de ausencia para academias
Academia 1
🎓 Gracias por comunicarte con [Nombre de la academia]. En este momento no estamos disponibles, pero responderemos tu consulta durante nuestro horario de atención.
Academia 2
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Muy pronto uno de nuestros asesores académicos se pondrá en contacto contigo.
Academia 3
Gracias por tu interés en nuestros programas. Será un gusto ayudarte cuando retomemos nuestras actividades.
Academia 4
Tu consulta quedó registrada correctamente. Gracias por tu paciencia.
Academia 5
Muy pronto estaremos nuevamente disponibles para ayudarte con toda la información que necesitas.
Mensajes de ausencia para salones de belleza
Belleza 1
💇 Gracias por escribirnos. En este momento nuestro salón se encuentra cerrado. Responderemos tu consulta durante el próximo horario de atención.
Belleza 2
Hemos recibido correctamente tu mensaje. Muy pronto estaremos disponibles para ayudarte.
Belleza 3
Gracias por comunicarte con nosotros. Será un placer atenderte cuando retomemos nuestras actividades.
Belleza 4
Nuestro equipo responderá tu consulta tan pronto vuelva a estar disponible.
Belleza 5
Gracias por tu paciencia. Esperamos atenderte muy pronto.
Consejo TecnoMPD
Si tu negocio permanece cerrado durante varias horas cada día, aprovecha el mensaje de ausencia para responder algunas de las preguntas más comunes. Por ejemplo, puedes incluir el horario de atención, un enlace al catálogo, la ubicación del negocio o el tiempo estimado de respuesta. Así el cliente obtiene información útil incluso cuando no hay nadie disponible para atenderlo.
Errores comunes al configurar un mensaje de ausencia
Aunque esta función es muy fácil de configurar, algunos errores pueden afectar la experiencia del cliente y dar una imagen poco profesional del negocio.
Estos son los más frecuentes.
No indicar cuándo responderás
Uno de los errores más comunes consiste en informar que el negocio está cerrado, pero no decir cuándo volverá a atender.
Por ejemplo, en lugar de escribir:
"En este momento no estamos disponibles."
Es mejor indicar:
"Responderemos tu mensaje el próximo día hábil a partir de las 8:00 a. m."
Esto ayuda a reducir la incertidumbre y evita que el cliente envíe varios mensajes preguntando cuándo recibirá una respuesta.
Olvidar desactivar el mensaje después de las vacaciones
Muchas empresas configuran un mensaje para vacaciones o un cierre temporal y olvidan desactivarlo cuando regresan.
Como consecuencia, los clientes siguen recibiendo información desactualizada.
Antes de retomar las actividades, revisa que el mensaje automático refleje la situación actual del negocio.
Escribir mensajes demasiado largos
El mensaje de ausencia debe ser breve y fácil de leer.
No es recomendable incluir promociones, políticas extensas o demasiados enlaces.
Lo ideal es que el cliente pueda entender el mensaje en pocos segundos.
No incluir el horario de atención
Siempre que sea posible, informa cuál es el horario habitual de tu negocio.
Esto permite que el cliente sepa cuándo esperar una respuesta.
No ofrecer una alternativa
Si tu negocio cuenta con un sitio web, catálogo, correo electrónico o una sección de preguntas frecuentes, puedes compartir ese recurso mientras el cliente espera.
De esta manera, la conversación sigue siendo útil incluso cuando no hay un asesor disponible.
Consejos para crear un mensaje de ausencia más efectivo
Un buen mensaje de ausencia no solo informa que el negocio está cerrado, también transmite confianza y mantiene una buena experiencia para el cliente.
Agradece el mensaje
Comienza agradeciendo que la persona se haya comunicado contigo.
Un saludo amable genera una mejor primera impresión.
Explica el motivo de la ausencia
No es obligatorio entrar en detalles, pero indicar si estás fuera del horario laboral, de vacaciones o en un día festivo ayuda a contextualizar la situación.
Indica cuándo responderás
Siempre que sea posible, proporciona una fecha o un horario aproximado para responder.
Esto reduce la incertidumbre y mejora la percepción del servicio.
Invita al cliente a dejar toda la información
Puedes aprovechar el mensaje para solicitar algunos datos importantes.
Por ejemplo:
- Nombre.
- Producto de interés.
- Número de pedido.
- Ciudad.
- Servicio que necesita.
Así, cuando retomes la atención, tendrás la información necesaria para responder más rápidamente.
Caso práctico
Imagina dos negocios que cierran todos los días a las 6:00 p. m.
Negocio A
Mensaje automático:
Estamos cerrados.
El cliente no sabe:
- Si el mensaje fue recibido.
- Cuándo obtendrá una respuesta.
- Qué debe hacer mientras espera.
Negocio B
Mensaje automático:
¡Hola! Gracias por comunicarte con TecnoMPD Store. Hemos recibido correctamente tu mensaje. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. Responderemos tu consulta al iniciar la próxima jornada. Mientras tanto, puedes consultar nuestro catálogo aquí: [Enlace].
En este caso el cliente:
- Sabe que el mensaje fue recibido.
- Conoce el horario del negocio.
- Tiene acceso al catálogo.
- Sabe cuándo recibirá una respuesta.
Una diferencia pequeña en el mensaje puede mejorar considerablemente la experiencia del cliente.
Lista de verificación antes de activar el mensaje de ausencia
| Elemento | ¿Listo? |
|---|---|
| Saludo cordial | ☐ |
| Confirmación de recepción del mensaje | ☐ |
| Motivo de la ausencia | ☐ |
| Horario o fecha de regreso | ☐ |
| Información de contacto adicional (opcional) | ☐ |
| Enlace al catálogo o sitio web (opcional) | ☐ |
Preguntas frecuentes sobre el mensaje de ausencia en WhatsApp Business
¿Cuál es la diferencia entre el mensaje de bienvenida y el mensaje de ausencia?
El mensaje de bienvenida se utiliza para recibir a nuevos clientes o conversaciones que se reanudan después de un período de inactividad.
El mensaje de ausencia, en cambio, informa que el negocio no está disponible en ese momento y que responderá más adelante.
¿Puedo programar el mensaje para que solo funcione por las noches?
Sí.
WhatsApp Business permite configurar un horario específico para que el mensaje se envíe únicamente fuera del horario laboral.
¿Puedo usar un mensaje diferente durante las vacaciones?
Sí.
Puedes editar el contenido del mensaje cuando lo necesites y adaptarlo a situaciones como vacaciones, días festivos, capacitaciones o cierres temporales.
¿Los clientes sabrán que es un mensaje automático?
Generalmente sí, por lo que es recomendable redactarlo de forma natural y profesional para que la experiencia sea agradable.
¿Debo incluir un enlace a mi catálogo?
No es obligatorio, pero puede ser una excelente idea. Si el cliente puede consultar tus productos o servicios mientras espera una respuesta, aprovechará mejor el tiempo y llegará a la conversación con una idea más clara de lo que necesita.
Resumen rápido
Si solo recuerdas los puntos más importantes de esta guía, ten en cuenta lo siguiente:
- El mensaje de ausencia informa al cliente que el negocio no está disponible temporalmente.
- Puede programarse para horarios específicos, vacaciones o cierres temporales.
- Debe indicar cuándo se responderá la consulta.
- Conviene mantener el mensaje breve, claro y profesional.
- Puedes incluir enlaces útiles, como el catálogo o la página web.
- Actualiza el mensaje cuando cambien tus horarios o regreses de vacaciones.
Ruta de aprendizaje
Ahora que ya sabes configurar un mensaje de ausencia, puedes seguir optimizando la atención de tu negocio con estas guías:
- Cómo configurar un mensaje de bienvenida en WhatsApp Business.
- Cómo usar respuestas rápidas en WhatsApp Business.
- Cómo crear un catálogo en WhatsApp Business.
- Cómo organizar clientes con etiquetas.
- Cómo vender por WhatsApp Business.
Conclusión
El mensaje de ausencia es una herramienta sencilla, pero muy útil para mantener una comunicación profesional incluso cuando tu negocio está cerrado. Un cliente informado suele tener más confianza y está dispuesto a esperar una respuesta si sabe que su mensaje fue recibido y conoce cuándo será atendido.
Si combinas esta función con un mensaje de bienvenida, respuestas rápidas y un catálogo actualizado, ofrecerás una experiencia mucho más completa y organizada, independientemente del tamaño de tu negocio.
